Personalunterlagen im Ordner, Urlaubsanträge auf Zetteln, Zuständigkeiten im Kopf: Das funktioniert nur, solange nichts dazwischenkommt. In Schichtly legen Sie Ihr Team zentral an, weisen Stationen und Rollen zu und verwalten Abwesenheiten digital.
So verwalten Sie Ihr Team
- Mitarbeiter anlegen: Name, Benutzername und E-Mail erfassen – Schichtly erstellt einen Einladungslink, den Sie per E-Mail versenden oder manuell weitergeben.
- Rolle und Station zuweisen: Je Station erhält ein Nutzer die Rolle Admin oder Mitarbeiter – bei mehreren Standorten kann dieselbe Person je Station eine andere Rolle haben.
- Abwesenheiten und Urlaub verwalten: Anträge (Urlaub, Krankheit u. a.) genehmigen oder ablehnen – die Urlaubsübersicht zeigt je Mitarbeiter Anspruch, verbrauchte und verbleibende Tage.
Mitarbeiter aus einer Liste importieren
Für den Start müssen Sie Ihr Team nicht einzeln anlegen: Unter „Datenimport“ im Dashboard laden Sie eine Vorlage (CSV oder Excel) herunter, übertragen Name, E-Mail, Rolle und Station aus Ihrer bisherigen Liste hinein und laden die Datei wieder hoch. Schichtly zeigt zuerst eine Vorschau mit allen Zeilen und möglichen Fehlern; erst mit „Konten anlegen“ werden die Mitarbeiter angelegt – auf Wunsch gleich mit Einladung per E-Mail. Die Datei bleibt dabei vollständig in Ihrer Instanz und wird nirgendwo anders hin übertragen.
Rechte: Stationsleitung und Vertretung
Wer zur Stationsleitung ernannt wird, bekommt automatisch die Standardrechte, die der Admin unter „Admin-Einstellungen“ festgelegt hat – zum Beispiel Abwesenheiten genehmigen, Schichtplan veröffentlichen, Arbeitszeiten prüfen. Danach lässt sich jedes Recht je Person und Station einzeln setzen oder nehmen (Team → Zahnrad an der Station). Auch ein Mitarbeiter kann einzelne Zusatzrechte bekommen, etwa als Urlaubsvertretung, ohne selbst Stationsleitung zu sein. Nutzer anlegen, Stationen und Rechte vergeben bleibt immer dem Admin vorbehalten.
Häufige Fragen zum Modul
Wer kann Mitarbeiter anlegen?
Die Mitarbeiterverwaltung ist ein Admin-Modul – neue Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und deaktivieren können nur Admins.
Kann ein Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeiten?
Ja. Nutzer können mehreren Stationen zugewiesen werden – mit einer eigenen Rolle je Station.
Wie bekommen Mitarbeiter ihren Zugang?
Beim Anlegen erstellt Schichtly einen Einladungslink – per E-Mail versendet oder manuell weitergegeben. Über den Link setzt der Mitarbeiter sein Passwort und wird beim ersten Login durch eine kurze Tour geführt.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?
Mitarbeiter werden deaktiviert statt gelöscht – so bleiben historische Daten wie Arbeitszeiten und Unterweisungs-Nachweise erhalten.
Kann ich meine Mitarbeiterliste importieren?
Ja, über die Vorlage unter „Datenimport“ – bis zu 500 Zeilen je Datei, als CSV oder Excel, mit Vorschau vor dem Anlegen. Personaldaten verlassen dabei nie Ihre Instanz.
Kann eine Vertretung Urlaub genehmigen, ohne Stationsleitung zu sein?
Ja. Der Admin gibt der Person unter Team → Zahnrad an der Station das Recht „Abwesenheiten genehmigen“ als Zusatzrecht. Alle anderen Rechte bleiben unberührt.
← Zurück zum Hilfe-Center – Anleitungen zu allen 22 Modulen.