Entscheidend sind selten die Funktionslisten, sondern drei Fragen: Passt es zum Schichtbetrieb ohne Büroarbeitsplatz? Deckt es die branchentypischen Aufgaben ab? Und kommt das Team damit ohne Schulung zurecht?
1. Ist es für Menschen ohne Schreibtisch gemacht?
Ein Großteil der HR- und Planungssoftware ist für Büroteams entworfen. An der Tankstelle arbeitet niemand acht Stunden am Rechner: Erfassungen passieren zwischen zwei Kunden, oft am Handy, manchmal mit einer Hand. Prüfen Sie deshalb konkret am Smartphone, nicht am Desktop – wie viele Klicks braucht eine Temperaturmessung, ein Zeiteintrag, ein Blick auf die eigene Schicht?
2. Deckt es die branchentypischen Aufgaben ab?
Schichtplanung und Zeiterfassung können viele. Der Alltag an der Station besteht aber aus mehr, und für jede Lücke bleibt ein Zettel oder eine zweite Software:
- Temperatur- und Kühlketten-Dokumentation nach HACCP mit Grenzwerten je Gerät
- Barkassen-Abrechnung mit Stückelung und Differenzprotokoll
- Abschriften im Backshop mit Auswertung
- Zählstände für Lotto, Waschkarten und Kaffeemaschine
- Unterweisungen mit dokumentierter Bestätigung
- Störungsmeldungen mit Benachrichtigung
3. Wie werden mehrere Standorte abgebildet?
Wenn Sie mehr als eine Station betreiben oder das planen: Lässt sich zwischen Standorten wechseln, ohne sich neu anzumelden? Können Mitarbeitende an mehreren Stationen mit unterschiedlichen Rollen arbeiten? Gibt es eine Auswertung über alle Standorte? Und – oft übersehen – wie verhält sich der Preis bei Wachstum? Manche Modelle rechnen je Station voll ab, andere berechnen Nutzer und Funktionen nur einmal. Das macht ab dem dritten oder vierten Standort erhebliche Unterschiede.
4. Rechnen Sie den Preis für Ihren Fall durch, nicht den Listenpreis
Pauschalpreise wirken günstig, modulare Modelle wirken teuer – oder umgekehrt, je nach Betrieb. Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen: Anzahl Mitarbeitende inklusive Aushilfen, Anzahl Standorte, tatsächlich benötigte Funktionen. Achten Sie auf Einrichtungsgebühren, Mindestlaufzeiten, Kosten für zusätzliche Nutzer und darauf, ob Hardware nötig ist – Funksensoren für die Temperaturmessung etwa sind bequem, kosten aber je Gerät und müssen gewartet werden.
5. Wie steht es um Datenschutz und Serverstandort?
Sie verarbeiten Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Gesundheitsangaben – das sind personenbezogene, teils besonders geschützte Daten. Fragen Sie nach dem Serverstandort, nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und danach, wie lange Daten nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden gespeichert bleiben. Ein Anbieter, der dazu keine klare Auskunft gibt, ist ein Risiko.
6. Was passiert bei Einführung und danach?
- Gibt es eine Testphase mit echten Daten, nicht nur eine Verkaufsdemo?
- Wer richtet Stammdaten ein – Sie oder der Anbieter?
- Wie erreichen Sie den Support, und zu welchen Zeiten? Eine Station arbeitet auch sonntags.
- Kommen Sie an Ihre Daten heran, wenn Sie wechseln wollen? Export als CSV sollte selbstverständlich sein.
- Was kostet eine Erweiterung später – und geht sie ohne Neueinrichtung?
7. Der Praxistest, der am meisten verrät
Lassen Sie nicht die Betriebsleitung testen, sondern eine Aushilfskraft aus der Spätschicht. Wenn diese Person ohne Schulung die eigene Schicht findet, eine Temperatur einträgt und Feierabend macht, ohne zu fragen, ist die Software alltagstauglich. Wenn nicht, hilft die längste Funktionsliste nichts – Software, die das Team nicht nutzt, ersetzt keinen einzigen Zettel.
Schichtly können Sie kostenlos und unverbindlich testen: Demo-Zugang anfordern, die Zugangsdaten kommen sofort per E-Mail. Was die einzelnen Module leisten, steht im Hilfe-Center.
Häufige Fragen
Was ist bei Software für Tankstellen besonders wichtig?
Dass sie für den Schichtbetrieb ohne Büroarbeitsplatz gemacht ist, die branchentypischen Aufgaben abdeckt – von der HACCP-Dokumentation bis zur Barkassenabrechnung – und ohne Schulung bedienbar ist.
Pauschalpreis oder modularer Preis – was ist günstiger?
Das hängt vom Betrieb ab. Pauschalmodelle je Station sind bei einzelnen Standorten mit vielen Mitarbeitenden oft günstiger, modulare Modelle bei mehreren Standorten, wenn Nutzer und Funktionen nur einmal berechnet werden. Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen.
Worauf muss ich beim Datenschutz achten?
Auf den Serverstandort, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und klare Angaben zu Löschfristen – Sie verarbeiten Arbeitszeiten und Abwesenheiten und damit besonders sensible Beschäftigtendaten.
Wie teste ich eine Lösung sinnvoll?
Nicht mit der Betriebsleitung, sondern mit einer Aushilfskraft aus der Spätschicht und mit echten Daten. Software, die das Team nicht ohne Schulung bedienen kann, wird im Alltag nicht genutzt.
Quellen und weiterführende Informationen
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