Papier-Schichtpläne im Pausenraum sind schnell veraltet: Tauschen zwei Mitarbeiter, stimmt der Aushang nicht mehr – und wer frei hat, erfährt Änderungen zu spät. Schichtly plant Wochen digital und bietet dafür zwei Planungsarten: die freie Planung und den Vorlagen-Schichtplan.
Variante 1: Freie Planung per Drag & Drop
Die freie Planung ist der klassische Wochenplan: Sie planen jede Woche individuell im Zeitraster.
- Woche öffnen: In der Wochenansicht zur gewünschten Woche navigieren.
- Schichten anlegen: Mitarbeiter aus der Liste per Drag & Drop ins Zeitraster ziehen. Schichten lassen sich anschließend verschieben oder an den Rändern in der Länge anpassen.
- Woche veröffentlichen: Erst mit der Veröffentlichung sehen die Mitarbeiter ihre Schichten – bis dahin bleibt die Planung ein Entwurf.
- Als Vorlage speichern: Eine fertige Wochenplanung kann als Vorlage gespeichert und in späteren Wochen wiederverwendet werden.
Variante 2: Vorlagen-Schichtplan mit festen Schichten und Qualifikationen
Der Vorlagen-Schichtplan eignet sich für Betriebe mit fester Schichtstruktur: Sie legen einmalig fest, welche Schichten es gibt und wann sie stattfinden – danach besteht die Wochenplanung nur noch aus dem Besetzen der Slots.
Einmalige Einrichtung in der Schichttypen-Verwaltung:
- Qualifikationen anlegen: Schulungen oder Berechtigungen, die für bestimmte Schichten nötig sind – z. B. „Kasse“, „Bistro“ oder „Lotto-Freigabe“. Die Qualifikationen weisen Sie anschließend Ihren Mitarbeitern zu.
- Schichttypen definieren: Je Schichttyp Name und Farbe festlegen und optional eine erforderliche Qualifikation hinterlegen.
- Wochenvorlage aufbauen: Für jeden Wochentag die Schicht-Slots anlegen: Schichttyp wählen, Start- und Endzeit eintragen.
Wochenplanung mit der Vorlage:
- Slots besetzen: Das Wochenraster zeigt für jeden Tag die definierten Slots. Mitarbeiter aus der Seitenleiste per Drag & Drop in einen Slot ziehen.
- Qualifikationen im Blick: Die Seitenleiste zeigt zu jedem Mitarbeiter seine Qualifikations-Tags; bereits eingeplante Mitarbeiter sind ausgegraut.
- Automatische Prüfung: Fehlt einem Mitarbeiter die für den Slot erforderliche Qualifikation, warnt Schichtly und fragt, ob Sie trotzdem zuweisen möchten.
Urlaub und Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt
Beide Planungsarten kennen die Abwesenheitsanträge Ihres Teams: Wer für einen Tag genehmigt abwesend ist, lässt sich dort gar nicht erst einplanen – Schichtly blockiert die Zuweisung. Liegt nur ein offener Antrag vor, erscheint eine Warnung, und Sie entscheiden selbst, ob Sie trotzdem einplanen. In der Vorlagen-Planung sind abwesende Mitarbeiter in der Seitenleiste zusätzlich als „abwesend diese Woche“ markiert.
Für Mitarbeiter
Mitarbeiter sehen ihre veröffentlichten Schichten in der Ansicht „Meine Schichten“ – am PC, Tablet oder Smartphone. Ein Blick aufs Handy genügt, um zu wissen, wann die nächste Schicht beginnt.
Häufige Fragen zum Modul
Was ist der Unterschied zwischen freier Planung und Vorlagen-Schichtplan?
Bei der freien Planung planen Sie jede Woche individuell per Drag & Drop im Zeitraster. Beim Vorlagen-Schichtplan definieren Sie einmalig Schichttypen und Wochen-Slots – danach besetzen Sie pro Woche nur noch die vorhandenen Slots. Schichtly bietet beide Varianten.
Wie funktionieren Qualifikationen im Schichtplan?
In der Schichttypen-Verwaltung legen Sie Qualifikationen an (z. B. Kasse oder Bistro), weisen sie Ihren Mitarbeitern zu und hinterlegen sie als Anforderung an Schichttypen. Beim Planen prüft Schichtly automatisch, ob der Mitarbeiter die erforderliche Qualifikation besitzt – und warnt, falls nicht.
Können Mitarbeiter den Schichtplan am Smartphone sehen?
Ja. Schichtly ist vollständig responsiv – veröffentlichte Schichtpläne sind für alle zugewiesenen Mitarbeiter am PC, Tablet und Smartphone einsehbar.
Kann ich versehentlich jemanden einplanen, der im Urlaub ist?
Nein. Bei genehmigter Abwesenheit blockiert Schichtly die Zuweisung vollständig. Bei einem noch offenen Antrag erhalten Sie eine Warnung und entscheiden selbst.
Sieht das Team Änderungen sofort?
Das Team sieht den Plan, sobald Sie die Woche veröffentlichen. So arbeiten Sie in Ruhe am Entwurf, ohne dass halbfertige Stände sichtbar werden.
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