Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 für alle Arbeitgeber. Für Minijobber besteht sie über § 17 MiLoG sogar schon deutlich länger. Offen ist nur, ob und wann die elektronische Erfassung gesetzlich vorgeschrieben wird.
Der häufigste Irrtum: „Das kommt erst noch“
In vielen Betrieben hält sich die Annahme, die Arbeitszeiterfassung werde erst mit einem künftigen Gesetz verpflichtend. Das ist nicht korrekt. Das Bundesarbeitsgericht hat bereits im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen – abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz und dem EuGH-Urteil von 2019. Diese Pflicht gilt seitdem unmittelbar, unabhängig davon, dass die gesetzliche Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz noch aussteht.
Was tatsächlich noch offen ist: die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes. Sie soll die bestehende Pflicht konkretisieren, die elektronische Erfassung zum Standard machen und im Gegenzug mehr Flexibilität bei der Höchstarbeitszeit schaffen (Wochen- statt Tagesbetrachtung). Ein Inkrafttreten wird für 2026 erwartet, war zum Stand dieses Beitrags aber nicht abschließend beschlossen.
Für Minijobber gilt die Pflicht ohnehin schon lange
Unabhängig von der Rechtsprechung schreibt § 17 Mindestlohngesetz für geringfügig Beschäftigte vor: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen, und zwar spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Gerade an Tankstellen mit vielen Aushilfskräften ist das der praktisch wichtigste Punkt – und der, den der Zoll bei Prüfungen zuerst sehen will.
Was Ihnen bei Verstößen droht
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten sind Ordnungswidrigkeiten. Der Bußgeldrahmen liegt nach § 21 MiLoG bei bis zu 30.000 Euro, nach § 22 Arbeitszeitgesetz bei bis zu 30.000 Euro. In der Praxis ist der größere Schaden aber oft ein anderer: Wer im Streitfall keine Aufzeichnungen vorlegen kann, hat vor dem Arbeitsgericht bei behaupteten Überstunden die schlechteren Karten.
Was eine ordentliche Erfassung leisten muss
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – nicht nur die Gesamtstunden
- Pausen nachvollziehbar abgegrenzt, damit die Nettoarbeitszeit stimmt
- Zeitnahe Erfassung statt Rekonstruktion am Monatsende
- Manipulationssicher und nachvollziehbar: Wer hat wann was eingetragen oder geändert?
- Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen hinweg, auch wenn Mitarbeitende längst ausgeschieden sind
Warum Excel und Zettel hier schwierig werden
Der handschriftliche Stundenzettel erfüllt die inhaltlichen Anforderungen grundsätzlich – er scheitert in der Praxis an anderer Stelle: Zettel gehen verloren, Zeiten werden am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert, und nachträgliche Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Eine Excel-Datei ist kaum besser, weil sie sich unbemerkt überschreiben lässt. Kommt die elektronische Erfassung wie geplant als Standard, wird beides ohnehin nicht mehr genügen.
Was das für Ihre Tankstelle konkret heißt
Warten Sie nicht auf die Novelle. Die Aufzeichnungspflicht besteht heute, und die Umstellung auf ein digitales System braucht ohnehin ein paar Wochen Eingewöhnung im Team. Wer jetzt umstellt, erfüllt die geltenden Pflichten und ist auf die kommende Regelung vorbereitet, statt unter Zeitdruck zu geraten.
In Schichtly erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten selbst im Kalender, reichen den Monat ein, und die Betriebsleitung prüft und gibt frei – mit Kommentarfunktion und Rücksendemöglichkeit bei Fehlern. Jede Änderung bleibt nachvollziehbar, und der Monatsexport als CSV geht direkt an die Lohnbuchhaltung. Wie das im Detail abläuft, steht in der Anleitung zum Modul Arbeitszeiten.
Häufige Fragen
Ist die Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?
Ja. Die Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen, gilt bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 für alle Arbeitgeber. Neu wäre lediglich die gesetzliche Vorgabe, dass die Erfassung elektronisch erfolgen muss – die entsprechende Novelle des Arbeitszeitgesetzes war im August 2026 noch nicht abschließend beschlossen.
Muss ich für Minijobber die Arbeitszeit aufzeichnen?
Ja. Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Reicht ein handschriftlicher Stundenzettel?
Inhaltlich kann er die Anforderungen erfüllen. Praktisch ist er heikel, weil Aufzeichnungen verloren gehen, nachträglich unbemerkt geändert werden können und oft nicht zeitnah entstehen. Kommt die elektronische Erfassung als gesetzlicher Standard, genügt er nicht mehr.
Welche Bußgelder drohen?
Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten sieht § 21 Mindestlohngesetz Bußgelder bis zu 30.000 Euro vor, § 22 Arbeitszeitgesetz ebenfalls bis zu 30.000 Euro.
Quellen und weiterführende Informationen
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