Elektronische Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Buchungsbelege müssen seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden – das Kassenbuch selbst und die übrigen Handelsbücher bleiben bei zehn Jahren.
Die TSE-Pflicht für elektronische Kassen
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss es mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen. Sie protokolliert jeden Vorgang manipulationssicher. Ergänzend gilt die Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall ist ein Beleg zu erstellen und der Kundschaft zur Verfügung zu stellen – ob er mitgenommen wird, ist deren Sache. Verstöße gegen die Vorgaben zur Kassenführung können mit Geldbußen geahndet werden.
Zusätzlich besteht eine Mitteilungspflicht: Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt zu melden. Prüfen Sie, ob das für Ihre Systeme erledigt ist – das wird in der Praxis häufig übersehen.
Die Änderung von 2025: acht statt zehn Jahre
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die verkürzte Frist gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Wichtig ist die Abgrenzung, die häufig falsch wiedergegeben wird: Verkürzt wurden die Belege – also Kassenbons, Rechnungen, Quittungen, Z-Bons. Die Aufzeichnungen selbst, also Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und das Kassenbuch, bleiben bei zehn Jahren. Wer das verwechselt und Kassenbücher nach acht Jahren vernichtet, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht.
Was die GoBD zusätzlich verlangen
- Einzelaufzeichnung: Jeder Geschäftsvorfall ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
- Zeitgerecht: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten.
- Unveränderbar: Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben; überschreibbare Excel-Dateien erfüllen das nicht.
- Vollständig und nachvollziehbar: Ein sachverständiger Dritter muss die Aufzeichnungen in angemessener Zeit prüfen können.
- Verfahrensdokumentation: Es muss beschrieben sein, wie die Kassenführung im Betrieb organisiert ist.
Der Kassensturz: die praktische Kernpflicht
Bei einer Barkasse muss der Sollbestand jederzeit mit dem tatsächlichen Bestand abgleichbar sein – die sogenannte Kassensturzfähigkeit. Praktisch heißt das: täglicher Abschluss mit Zählung, dokumentiertem Soll und dokumentierter Differenz. Fehlt dieser tägliche Abgleich, ist die Kassenführung formell mangelhaft, und die Finanzverwaltung kann bei einer Prüfung Hinzuschätzungen vornehmen – auch wenn inhaltlich nichts zu beanstanden wäre.
Bar und Karte sauber trennen
An der Tankstelle laufen Kartenumsätze über das Kassensystem und den Zahlungsdienstleister. Für die Barkassenführung sind sie nicht relevant und dürfen den Kassenbestand nicht verfälschen. Der häufigste Fehler in Eigenbau-Lösungen ist genau diese Vermischung – am Ende stimmt der Kassenbestand rechnerisch nie.
Schichtly bildet ausschließlich die Barkasse ab: Anfangsbestand, Bar-Soll laut Kassensystem, Einlagen, Auszahlungen und Tresor-Abschöpfung, dazu die Zählung per Stückelung und die automatisch berechnete Differenz. Ab einem festgelegten Betrag ist eine Begründung Pflicht, optional mit Beleg-Upload. Details in der Anleitung zur Kassenabrechnung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Kassenbelege aufbewahren?
Buchungsbelege wie Kassenbons, Rechnungen und Z-Bons müssen seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
Gilt die Acht-Jahres-Frist auch für das Kassenbuch?
Nein. Das Kassenbuch zählt zu den Aufzeichnungen und unterliegt weiterhin der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist – ebenso Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Nur die Belege wurden auf acht Jahre verkürzt.
Brauche ich für meine Kasse eine TSE?
Ja, sofern Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Es muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, die jeden Vorgang manipulationssicher protokolliert.
Darf ich das Kassenbuch in Excel führen?
Das ist problematisch. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit – nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben. Eine gewöhnliche Excel-Datei lässt sich unbemerkt überschreiben und erfüllt diese Anforderung nicht.
Was bedeutet Kassensturzfähigkeit?
Der rechnerische Sollbestand der Kasse muss jederzeit mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld abgleichbar sein. Das setzt einen täglichen Abschluss mit Zählung sowie dokumentiertem Soll und dokumentierter Differenz voraus.
Quellen und weiterführende Informationen
- § 147 Abgabenordnung – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 146a Abgabenordnung – Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme (TSE)
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz – Verkürzung der Aufbewahrungsfristen (Haufe)
- GoBD – BMF-Schreiben zur ordnungsmäßigen Buchführung
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