Jede Entnahme sofort eintragen: Datum, Artikel, Menge, Grund, Wert, Kürzel. Die Liste ist Beleg für Warenwirtschaft und Finanzamt, deshalb nichts löschen, nur streichen. Abgeschriebene Ware getrennt lagern, bis die Leitung abgezeichnet hat. Die Excel-Fassung rechnet den Wert automatisch.
Warum die Abschreibeliste mehr ist als ein Zettel
Der Wareneinsatz im Shop ist die zweitgrößte Kostenposition nach dem Personal. Was ohne Bon aus dem Regal geht, fehlt am Monatsende in der Inventur, und ohne Liste kann niemand sagen, ob es Bruch, Ablauf oder Schwund war. Für das Finanzamt ist die Liste außerdem der Nachweis, dass die Ware nicht schwarz verkauft wurde: Abschreibungen mindern den Gewinn, und der Betriebsprüfer will sehen, wann, was und warum.
Was auf die Liste gehört
- Datum und Kürzel: Wer hat wann entschieden, dass die Ware raus ist.
- Artikel und EAN oder Artikelnummer: „Croissant“ reicht nicht, wenn es drei Sorten gibt.
- Menge und Grund: MHD abgelaufen, Bruch oder Beschädigung, Rückruf, Eigenverbrauch, Bon-Storno. Eigenverbrauch ist ein eigener Grund, weil er steuerlich anders behandelt wird als Verderb.
- Wert: Einkaufspreis je Stück und Gesamtwert. In der Excel-Fassung rechnet die Spalte automatisch, unten steht die Summe.
So arbeiten Sie mit der Vorlage
Die Liste liegt an der Kasse, nicht im Büro, und wird sofort ausgefüllt, nicht am Schichtende aus dem Gedächtnis. Abgeschriebene Ware kommt in eine Kiste hinter der Theke, bis die Stationsleitung die Liste abgezeichnet hat. So sieht die Leitung, was wirklich rausging, und niemand kommt in Verdacht. Ein Blatt je Woche hat sich bewährt; bei viel Backshop ein Blatt je Tag.
Die Regeln, die dahinterstehen
Die Abgabenordnung verlangt, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sind und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden. Auf die Papierliste übersetzt: keine Zeilen löschen oder überkleben, Fehler durchstreichen und daneben korrigieren, Blätter durchnummerieren, nichts nachträglich einschieben. Wer die Liste digital führt, braucht ein System, das jede Änderung protokolliert.
Aufbewahrung: Die Liste ist ein Buchungsbeleg, also zehn Jahre. Das klingt viel, kostet aber nur einen Ordner pro Jahr.
Was die Liste Ihnen verrät
Nach vier Wochen sehen Sie Muster: Welche Backware immer übrig bleibt, welcher Kühler zu warm läuft, ob der Bruch an einer bestimmten Schicht hängt. Das ist der eigentliche Wert der Liste. An der Station, an der Schichtly entstanden ist, kamen so über 7.000 Abschreibungen in zehn Monaten zusammen, und die Backshop-Bestellung wurde danach an drei Wochentagen kleiner.
Digital: Artikel scannen statt schreiben
Das Modul Abschreibeliste in Schichtly sucht den Artikel per Name oder Barcode, kennt den Einkaufspreis und rechnet den Monat zusammen. Abgelaufene Chargen aus der MHD-Kachel landen mit einem Klick auf der Liste. Jeder Eintrag trägt Uhrzeit und Person, Änderungen sind nachvollziehbar, der Export geht als CSV an die Buchhaltung.
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Häufige Fragen
Muss ich Eigenverbrauch wirklich aufschreiben?
Ja. Kaffee oder Brötchen, die Mitarbeitende oder der Betreiber selbst verzehren, sind eine Entnahme und werden steuerlich gesondert behandelt. Die Liste trennt deshalb Eigenverbrauch von Verderb.
Zählt eine abgeschriebene Ware in der Inventur?
Nein, sie ist bereits aus dem Bestand. Deshalb muss die Liste vor der Inventur vollständig sein, sonst entsteht eine unerklärte Differenz.
Reicht ein Foto der vollen Tonne als Nachweis?
Nein. Der Nachweis braucht Artikel, Menge, Grund und Wert. Ein Foto kann die Liste ergänzen, etwa bei einem Kühlgeräteausfall mit großem Verlust.
Wie lange muss ich die Listen aufheben?
Als Buchungsbeleg zehn Jahre. Digital geführte Listen müssen in dieser Zeit lesbar und unverändert bleiben.
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Quellen
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