Dienstplan-Vorlage für Tankstellen: Wochenplan als Excel und PDF

Was ein guter Wochenplan an der Tankstelle leisten muss

An einer Tankstelle laufen Früh-, Spät- und oft Nachtschicht durch, dazu der Backshop mit eigenem Beginn, Aushilfen am Wochenende und Springer für Krankheit. Ein Plan, der das abbildet, braucht keine Software, aber er braucht Disziplin: ein festes Raster, klare Kürzel und eine Regel, wann er fertig ist. Die Vorlage gibt das Raster vor, die Disziplin bleibt bei Ihnen.

So ist die Vorlage aufgebaut

• Zeilen für 14 Personen, Spalten für Montag bis Sonntag mit Datumsfeld.
• Kürzel statt Uhrzeiten: F (Früh 06 bis 14), S (Spät 14 bis 22), N (Nacht 22 bis 06), B (Backshop 05:30 bis 13:30), U (Urlaub), K (krank), Strich für frei. Passen Sie die Zeiten in der Legende an Ihre Station an.
• Stundensumme: Die Excel-Fassung zählt die Kürzel und rechnet mit acht Stunden je Schicht. Wenn Ihre Schichten anders lang sind, ändern Sie die Formel einmal in Spalte I.
• Bemerkung: für Springer-Absprachen, Schulungen oder „nur bis 20 Uhr“.

Die Regeln, die beim Planen zählen

Das Arbeitszeitgesetz ist beim Wochenplan kein Beiwerk, sondern der Rahmen. Vier Punkte reichen für die meisten Fälle:

1. Ruhezeit: Zwischen Schichtende und nächstem Schichtbeginn liegen mindestens elf Stunden. Spät bis 22 Uhr und Früh ab 6 Uhr am nächsten Tag geht sich mit acht Stunden nicht aus.
2. Höchstarbeitszeit: Acht Stunden am Tag, bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Monaten im Schnitt acht erreicht werden. Im Wochenschnitt höchstens 48 Stunden.
3. Pausen: Ab sechs Stunden 30 Minuten, ab neun Stunden 45 Minuten, spätestens nach sechs Stunden ohne Pause.
4. Nachtarbeit: Wer regelmäßig zwischen 23 und 6 Uhr arbeitet, hat Anspruch auf Ausgleich; Nachtzuschläge sind bis 25 Prozent steuerfrei, an Sonn- und Feiertagen mehr.

Dazu die ungeschriebene Regel: Der Plan hängt spätestens vier Tage vor Wochenbeginn, sonst planen Ihre Leute ihr Privatleben um Ihren Betrieb herum, und das hält niemand lange durch.

Tipps aus der Praxis

• Planen Sie zuerst die Wünsche und den Urlaub ein, dann die Pflichtbesetzung, zuletzt die Lücken. Umgekehrt entstehen Konflikte.
• Legen Sie fest, wer Tausch genehmigt. Ein Tausch, der nur mündlich läuft, steht am Monatsende in keiner Stundenabrechnung.
• Heben Sie alte Pläne auf. Bei Streit um Stunden oder Zuschläge ist der ausgehängte Plan Ihr Beleg.

Wann Excel nicht mehr reicht

Excel weiß nicht, wer Urlaub hat, wer die Kassenqualifikation besitzt und ob die Ruhezeit passt. Es schickt keinen Plan aufs Handy und kennt keinen Schichttausch. Ab etwa acht Personen und zwei Schichtarten kippt der Aufwand. Das Modul Schichtplan in Schichtly plant per Drag & Drop, blendet abwesende Personen aus, warnt bei Ruhezeit und Doppelbelegung und veröffentlicht den Plan mit einem Klick an alle. Ab dem vierten Quartal 2026 macht die KI-Schichtplanung den Vorschlag gleich selbst.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus muss ein Dienstplan bekannt sein?

Das Gesetz nennt keine Frist, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge oft vier Tage bis zwei Wochen. Bewährt haben sich mindestens vier Tage; kurzfristige Änderungen nur in Absprache mit der betroffenen Person.

Darf ich eine Person jede Woche Nachtschicht einteilen?

Grundsätzlich ja, wenn Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit eingehalten werden und die Person keine Beschäftigungsbeschränkung hat. Nachtarbeitnehmer haben Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchungen und Ausgleich in Freizeit oder Zuschlag.

Müssen Minijobber im Plan stehen?

Ja. Auch für geringfügig Beschäftigte gelten Arbeitszeitgesetz und Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Der Plan ist die Grundlage für die Stundenaufzeichnung.

Kann ich die Vorlage für mehrere Stationen nutzen?

Ein Blatt je Station und Woche. Wer Springer zwischen Stationen einsetzt, notiert das in der Bemerkung, damit die Ruhezeit über beide Pläne geprüft werden kann.

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